Ausschreibungs-A-Z – Empfehlungen für Ihre Ausschreibung

Um die Agenturen optimal zu informieren, geben Sie in den Ausschreibungsunterlagen an, wann welche Unterlagen auf welchem Weg (postalisch oder digital) bei Ihnen ankommen sollen.

Wissen Sie schon was Sie wollen oder was Sie wirklich brauchen? Es gibt tolle Berater in Deutschland im touristischen Bereich, die Sie dabei unterstützen können eine Ausschreibung vorzubereiten.

Haben Sie gute Inhalte oder muss bei der neuen Webseite nicht nur Optik und Technik, sondern auch der Content neu gemacht werden? Es ist sinnvoll sich Gedanken zu machen, ob die entsprechenden Ressourcen zur Verfügung stehen und selbst Inhalte zu erstellen und diese auch einzupflegen. Sollte dies nicht der Fall sein, bedenken Sie auch das in der Ausschreibung mit abzufragen.

Ja, Agenturen sind Dienstleister. Doch wir wollen gerne mehr für Sie sein! Wenn wir später ein Projekt gemeinsam angehen, dann sind wir Projektpartner! Sollten Sie in der Ausschreibung gewisse Vorstellungen haben, dann seien Sie bei Gegenvorschlägen flexibel und profitieren Sie von der Erfahrung der Agenturen.

Mit der Ausschreibung haben Sie gewisse Erwartungen. Am besten formulieren Sie diese auch klar und setzen Ihren Fokus, damit die bearbeitende Agentur diesen Erwartungen gerecht werden kann.

Mit dem nötigen Kleingeld kann eine Agentur alles für Sie bauen! Der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt! Sollten Sie jedoch nur ein begrenztes Budget zur Verfügung haben, dann empfiehlt es sich Abstriche zu machen. Es hilft Agenturen immer, wenn Sie Ihren finanziellen Rahmen, falls möglich, offen kommunizieren.

Wir als Agentur bemerken, dass es immer beliebter wird, Grafikbeispiele für ein Webseitenkonzept anzufragen. Wir haben immer großen Spaß daran, Ideen zu entwickeln und Konzepte zu gestalten. Da diese Grafikleistung im Voraus selten vergütet wird, appellieren wir daran, fair zu sein. Fragen Sie wirklich nur die Layouts an, die für Sie entscheidend sind. Ein Dutzend Layouts zu gestalten ist aufwendig und sollte schlussendlich nicht ausschließlich zu Ihrer Entscheidungsfindung beitragen.

Erstellen Sie eine Bilanz: Wo haben Sie alle Ihre Inhalte und Bilder und in welcher Qualität liegen diese vor? Haben Sie bereits strukturierte Daten erfasst? Wenn ja, bei welchem Anbieter? Je genauer Sie selbst eine Auflistung machen können, desto besser wissen Sie, was Ihnen bei einem Relaunch bevorsteht. Lassen Sie auch die Agenturen an diesem Wissensstand teilhaben! So werden die Angebote noch genauer und Sie erleben keine bösen Überraschungen!

Wenn Sie sich mit der Habenseite auseinandergesetzt haben, dann überprüfen Sie auch: Welche Ihrer jetzigen Inhalte laufen gut? Auf was sollte man sich noch mehr konzentrieren? Tools wie Google Analytics oder Matomo können Ihnen dabei helfen.

Agenturen machen ihren Job gerne und bringen viel Erfahrung in ihrem Gebiet mit. Sie müssen keine Technik-Experten sein, um eine super Webseite zu erhalten! Vertrauen Sie auf das Wissen der Agentur und bringen Sie uns auch Ihr tägliches Doing näher, damit wir noch bessere Lösungen für Ihre Bedürfnisse entwickeln können!

Wer ist im Verlauf die Ansprechperson, wenn es Fragen zur Ausschreibung gibt? Wählen Sie am besten einen Mitarbeiter aus, der Ihre Prozesse, Wünsche und Ideen kennt und der den gesamten Ausschreibungszeitraum erreichbar ist um die auftretenden Fragen der Agenturen zu beantworten.

Für eine Agentur ist eine ideale Leistungsbeschreibung detailliert und sinnvoll gegliedert. Was macht Sie als Destination aus und was ist der jetzige Stand der Seite? Es ist durchaus gut zu formulieren, wieso Sie mit der jetzigen Webpräsenz nicht zufrieden sind oder was Sie ändern möchten. Beschreiben Sie so detailliert wie möglich Wünsche und Vorstellungen, nennen Sie alle involvierten Anbieter und Schnittstellen. Nur so erhalten Sie ein perfektes Angebot und erleben keine unerwünschten Überraschungen.

Sie haben eine Auswahl von unzähligen Möglichkeiten wenn Sie eine neue Webseite in Auftrag geben. Achten Sie daher darauf, dass Sie sich überlegen, wozu Sie dieses Modul brauchen und auch wen Sie damit erreichen wollen. Beschreiben Sie das Modul und die gewünschten Funktionen so genau wie möglich!
Sie denken über einen Chatbot nach, haben aber keine Zielgruppe, die diesen nutzt? Sie schreiben Prospektmodul in die Ausschreibung, haben aber nur kostenpflichtige Prospekte und brauchen daher eigentlich ein Shopsystem?
Auch das sollte bei Ihren Überlegungen mit einfließen!

Sollte etwas unklar sein oder die Angebote Ihnen Fragen aufwerfen, dann zögern Sie nicht die Agentur zu kontaktieren! Nur eine Frage die nicht gestellt wird, ist eine schlechte Frage.

Haben Sie schon eine betreuende Agentur oder Experten für Onlinemarketing im Haus? Oder hätten Sie hierfür auch gerne ein Angebot? Überlegen Sie sich, wie Sie sich in diesem Bereich aufstellen möchten oder müssen, damit Ihre Webseite ein garantierter Erfolg wird.

Bei einem Pitch ist das größte Problem der Agenturen die Zeit. Wie soll eine ideale Präsentation laufen, wenn man kaum über mitgebrachte Layouts, Konzepte oder Visionen sprechen kann? Planen Sie daher ausreichend Zeit ein, um jeder Agentur zur ermöglichen, sich von Ihrer besten Seite zu zeigen.

Am Ende sollte nicht nur der Preis entscheiden, sondern auch die Qualität des Angebots. Es gibt Angebote, die sind zwar höherpreisig, dafür wird Ihnen aber auch mehr geboten. Lassen Sie sich daher nicht vom Preis abschrecken, sondern prüfen Sie genau, was in welchem Angebot an tatsächlicher Leistung inkludiert ist, damit Sie später auch wirklich zufrieden sind!

Sie haben derzeit ein Redaktionssystem und wollen dieses behalten? Äußern Sie dies als Wunsch, nicht als Voraussetzung. So verprellen Sie nicht die Agenturen, die vielleicht die perfekte Lösung für Sie haben, aber mit einem anderen CMS arbeiten!

Setzen Sie Ihren Fokus stark auf strukturierte Daten und dass die Agentur dieses Thema beherrscht, denn das ist heute für einen guten Webauftritt und für viele weitere Projekte mit ihren Daten essentiell. Lesen Sie hierzu gerne auch unseren Blogartikel zum Thema strukturierte Daten!

Je konkreter Ihre Terminangaben sind, desto besser können sich die Agenturen darauf vorbereiten. Sie haben mehrere Runden in Ihrem Prozess? Wählen Sie am besten konkrete Tage aus, damit eine Agentur sich diese vormerken kann.

Haben Sie sich bereits informiert, um welche Art der Ausschreibung bei welchem Budgetrahmen es sich handelt? Entsprechend dieser Anforderungen brauchen Sie spezielle Unterlagen.

Es wird der Tag kommen, da werden Sie vielleicht mehr mit den Daten auf der Webseite machen wollen, als sie auf diesem einzigen Touchpoint mit dem Gast – in dem Fall der Webseite – gefangen zu halten. Denken Sie daher nachhaltig und überlegen Sie frühzeitig, was die künftigen Projekte sind und wie Sie mit einem Relaunch auch diese Projekte besser, schneller und nachhaltiger verwirklichen können!

Die Anforderungen an eine aktuelle Webpräsenz ändern sich in der digitalen Welt sehr schnell. Orientieren Sie sich daher nicht an der letzten Ausschreibung für Ihre Webseite, sondern informieren sich über die aktuellen technischen Standards oder verlassen Sie sich darauf, dass die Agentur Ihnen diese vorschlägt!

Und zwar extrem schnell! Achten Sie darauf, dass eine Agentur etwas von ihrem Handwerk versteht, aktuelle CMS Versionen nutzt und sonst auch auf dem neusten Stand der Technik ist. Sie wollen eine moderne Webpräsenz, die nicht nach einem Jahr wieder veraltet ist! Fragen Sie Agenturen gerne gezielt danach, wie Sie schnelle Ladezeiten garantieren wollen.

Der schöne Schein: Ein Layout ist ein Layout und jede Agentur ist bereit mit Ihnen über den Vorschlag zu diskutieren. Lassen Sie sich weder vom Layout blenden, noch verprellen. Treten Sie lieber mit den Agenturen in Kontakt und diskutieren die Vorschläge! Optisch kann so viel angepasst werden, sodass der Fokus immer mehr auf der Technik liegen sollte.

Überlegen Sie sich vor Allem genau: Was ist das Ziel meiner neuen Webseite? Möchte ich meine Reichweite erhöhen, meine Nutzer im mobilen Bereich besser abholen oder meine strukturierten Daten nativ einbinden? Was genau ist mein Fokus? Wenn Sie das wissen, dann kann Ihnen auch die Agentur das perfekte Angebot liefern!